Rejestr Usługodawców Zagranicznych (Registret for Udenlandske Tienesteydere) jest miejscem, w którym przedsiębiorca ma obowiązek zgłosić delegowanego do innego państwa pracownika. W wypadku RUT chodzi o Danię, ale wiele krajów podsiada swoje rejestry zagranicznych przedsiębiorstw, które co do zasady nakładają na właścicieli firm podobne obowiązki.
Duński RUT jest rejestrem elektronicznym i ma za zadanie zbierać informacje o usługach, jakie są świadczone na terenie tego kraju przez firmy zagraniczne. Dzięki temu lokalne władze mają możliwość kontrolowania tego, czy przedsiębiorstwa te działają w zgodzie z obowiązującym prawem. Jednak warto pamiętać, że dane te służą również celom statystycznym.
Zagraniczne przedsiębiorstwo jest więc zobowiązane do zarejestrowania się w RUT i należy tego dokonać za pośrednictwem Internetu. Jest to jedyny możliwy sposób wpisania się do rejestru. Duński Urząd ds. Działalności Gospodarczej nie przewiduje możliwości złożenia wniosku drogą tradycyjną.
W celu zgłoszenia usługi należy zatem zarejestrować się za pośrednictwem oficjalnej strony rejestru, która jest dostępna w czterech wersjach językowych: duńskiej, angielskiej, polskiej oraz niemieckiej.
- www.rut.dk – duński;
- www.rut.dk/en – angielski;
- www.rut.dk/pl – polski;
- www.rut.dk/de – niemiecki;
- www.virk.dk/rut;
- www.indberet.virk.dk/rut.
Zgłoszenia do RUT przedsiębiorstwo powinno dokonać nie później niż w dniu rozpoczęcia świadczenia usług na terenie Danii.
Rejestracja usługi w RUT – krok po kroku
Utworzenie konta
Po przejściu na stronę użytkownik musi najpierw założyć konto, a następnie zarejestrować usługę, która będzie wykonywana w Danii. W celu utworzenia konta można posłużyć jedną z trzech metod weryfikacji:
- NemID, czyli duński system identyfikacji tożsamości – niniejszy sposób logowania jest przewidziany dla posiadaczy duńskiego numeru CPR (duński numer ubezpieczenia społecznego) bądź CVR (duński numer rejestracyjny przedsiębiorstwa);
- eIDAS, czyli zagraniczny system identyfikacji tożsamości – eIDAS to skrót od angielskich słów electronic IDentification Authentication and trust Services, co tłumaczy się jako elektroniczną identyfikację, uwierzytelnienie i usługi zaufania. System ten został wprowadzony przez państwa członkowski UE, w celu ujednolicenia weryfikacji tożsamości ich obywateli na terenie całej Unii. Jednakże odnosi się to wyłącznie do identyfikatorów elektronicznych, które zostały zatwierdzone i zgłoszone przez komisję UE. Obywatel Unii może sprawdzić, czy jego dokument tożsamości jest zatwierdzony, zwracając się do władz swojego kraju;
- nazwa użytkownika i hasło – w tym wypadku użytkownik jest proszony o podanie adresu skrzynki pocztowej, która staje się równocześnie jego loginem, oraz ustanowienie hasła.
Po przejściu procesu rejestracji użytkownik otrzyma wiadomość z linkiem aktywacyjnym, który należy kliknąć, aby potwierdzić rejestrację. Równocześnie warto pamiętać, by dla bezpieczeństwa rejestrację przedsiębiorstwa, a nie osoby fizycznej, przeprowadzać za pośrednictwem firmowego adresu e-mail, nie zaś prywatnego maila pracownika.
W przypadku, gdy po utworzeniu konta w systemie RUT, użytkownik nie otrzyma linku aktywacyjnego, należy skontaktować się z Duńskim Urzędem ds. Działalności Gospodarczej, dzwoniąc pod numer +45 7220 0030 bądź drogą mailową: rut@erst.dk.
Przy pierwszym logowaniu do systemu RUT, użytkownik zostanie poproszony o zaakceptowanie „Warunków korzysta z rejestru”. Wyrażenie zgody jest wymagane do uzyskania pełnego dostępu do platformy, gdzie będzie można zarejestrować usługę.
Rejestracja usługi
W celu dokonania rejestracji usługi, użytkownik po zalogowaniu na stronie RUT powinien przejść do zakładki „Usługi”, a następnie wybrać opcję „Nowa rejestracja”.
Następnie wymagane będzie podanie szeregu informacji dotyczących:
- przedsiębiorstwa i branży – użytkownik jest proszony o udzielenie informacji o przedsiębiorstwie oraz branży, a także duńskiego zleceniodawcy (a więc osoby fizycznej lub prawnej na rzecz, której świadczona będzie usługa). Po przejściu do sekcji „Utwórz nowe przedsiębiorstwo” w formularzu należy podać:
- nazwę przedsiębiorstwa;
- kraj pochodzenia firmy;
- adres siedziby firmy;
- adres poczty elektronicznej przedsiębiorstwa;
- kod klasyfikacji sektorowej;
- kategorię przedsiębiorstwa: „Przedsiębiorstwo oddelegowuje pracowników do wykonywania pracy” LUB „Niezależny podwykonawca ma sam wykonać pracę”;
- numer w rejestrze VAT;
- rejestracja przedsiębiorstwa w kraju pochodzenia oraz w Danii (nieobowiązkowe).
Jeżeli rejestrowana usługa zawiera łańcuch dostawców, to w sekcji dotyczącej duńskiego zleceniodawcy należy wpisać przedsiębiorstwo, które jest jako pierwsze zarejestrowane w Danii. W tym celu zostaniemy poproszeni o numer ewidencyjny firmy zlecającej, czyli CVR.
Zdarzają się również przypadki, że wykonywanie jakiejś usługi wiąże się z brakiem duńskiego zleceniodawcy. Taka sytuacja wymaga kontaktu z Duńskim Urzędem ds. Działalności Gospodarczej drogą mailową (rut@erst.dk);
Poprawnie wypełnienie formularza zostanie potwierdzone komunikatem na stronie;
- osób, które będą wykonywać rejestrowaną usługę – wśród nich należy wyznaczyć osoby kontaktowe, które będą odpowiedzialne za komunikację z duńskimi władzami. Jednocześnie należy pamiętać, że w przypadku, gdy użytkownik wybierze opcję „Niezależny podwykonawca ma sam wykonać pracę”, niniejszy etap rejestracji usługi jest pomijany. Wprowadzenie poszczególnych osób odbywa się po kliknięciu przycisku „Utwórz nową osobę”, a następnie zostaniemy poproszeni o wprowadzenie następujących danych:
- imię i nazwisko osoby;
- płeć;
- obywatelstwo;
- typ i numer dokumentu tożsamości;
- data urodzenia;
- kraj, w którym osoba jest objęta ubezpieczeniem społecznym;
- informację o zaświadczeniu A1.
Następnie wymagane będzie wprowadzenie dat określających czas rozpoczęcia oraz zakończenia pracy przez poszczególne osoby. Ostatnim krokiem będzie wyznaczenie osoby bądź też osób kontaktowych, które muszą być powiązane z całym okresem wykonywania usługi w Danii. W sytuacji, gdy tylko jedna osoba zostanie wskazana, jej daty rozpoczęcia i zakończenia pracy muszą pokrywać się z datami, które zostaną wpisane podczas określania „miejsca i okresu trwania pracy”. Jeśli natomiast kilka osób będzie odpowiedzialnych za kontakt z władzami, to u przynajmniej jednej z nich data rozpoczęcia pracy musi pokrywać się z datą okresu trwania pracy. Podobnie jest z zakończeniem pracy na terenie Danii, data zakończenia pracy przez jedną z osób kontaktowych musi być taka sama, jak termin definitywnego zakończenia wykonywania usługi na terenie Danii. System poprosi o podanie numerów telefonów oraz adresów e-mail tych osób;
- miejsc/-a i okresu trwania prac – kolejnym etapem jest podanie informacji, dotyczących tego, gdzie praca będzie wykonywana, jak również terminów rozpoczęcia i zakończenia świadczenia usług przez zagraniczne przedsiębiorstwo na terenie Danii. Po kliknięciu w przycisk „Utwórz nowe miejsce pracy” otworzy się sekcja, które poprosi o wpisanie:
- nazwy miejsca pracy;
- adresu miejsca pracy.
W przypadku, gdy do miejsca pracy nie jest przypisany żaden adres (dzieje się tak np. kiedy prace są prowadzone na morzu), użytkownik może określić dokładną lokalizacje poprzez zaznaczenie odpowiedniego punktu na mapie. Później wystarczy dodać daty rozpoczęcia i zakończenia pracy w danym miejscu, a także liczbę osób, które będą tam pracować.
Na samym końcu użytkownik musi jedynie dopełnić formalności, zatwierdzając usługę poprzez kliknięcie przycisku „zatwierdź usługę”, co spowoduje przesłanie na jego elektroniczną skrzynkę pocztową potwierdzenia rejestracji usługi. Warto zarazem podkreślić, że po zatwierdzeniu usługi jej usunięcie nie jest możliwe. Potwierdzenie należy posiadać na wypadek kontroli ze strony urzędu. Oprócz tego jest ono niezbędne w kontaktach z usługodawcą, który może żądać od nas przedstawienia tego dokumentu. W razie jego braku, kontrahent ma obowiązek w przeciągu 3 dni od rozpoczęcia świadczenia usług powiadomić duńską Inspekcję Pracy. Dotyczy to przedsiębiorstw, których usługi dotyczą branży: budowlanej, rolnictwa, leśnictwa, ogrodnictwa i sprzątania.
Modyfikacja zarejestrowanej usługi
Jeżeli z jakichś względów przedsiębiorstwo potrzebuje dokonać zmian w obrębie zarejestrowanej usługi to może to zrobić jeszcze w pierwszym dniu roboczym, w którym zmiany weszły w życie. Modyfikacja usług, które zostały zakończone obejmuje jedynie zmianę dotyczącą zleceniodawcy. W przypadku usługi przyszłej lub takiej, która aktualnie jest wykonywana przedsiębiorstwo może zmodyfikować:
- datę rozpoczęcia i zakończenia pracy przez osoby zgłoszone jako wykonujące pracę, jak również osoby wyznaczone jako kontaktowe;
- datę rozpoczęcia i zakończenia prac w danym miejscu;
- listę delegowanych pracowników oraz listę osób kontaktowych;
- dane zleceniodawcy.
Kto musi wpisać się do rejestru RUT?
Jak zostało już wspomniane, rejestracja usług w RUT jest wymagana od zagranicznych przedsiębiorstw, które chcą świadczyć w Danii swoje usługi, delegując pracowników bądź wykonują usługę samemu (właściciele firm jednoosobowych, którzy nie zatrudniają pracowników). Obowiązkiem tym są również objęte agencje pracy tymczasowej, które wysyłają pracowników, a więc formalnie rzecz biorąc delegują ich, do pracy w Danii. Aczkolwiek należy wspomnieć, że istnieją pewne wyjątki, które sprawiają, że przedsiębiorstwo nie musi rejestrować się w RUT.
Z wpisu do Rejestru Usługodawców Zagranicznych można zrezygnować jeżeli:
- w ramach usługi dostarczane są systemy techniczne bądź jego elementy. Jednak czas wykonywania usługi nie może być wtedy przekroczyć 8 dni. Ponadto oddelegowany pracownik czy też wykonawca, który wykonuje usługę w oparciu o prowadzoną działalność jednoosobową, musi posiadać odpowiednie uprawnienia do montażu, instalacji i konserwacji, a także naprawy oraz udzielania informacji dotyczących instalacji technicznej w Danii – wyjątek stanowi w tym względzie branża budowlana;
- celem jest podróż biznesowa do firmy w Danii, która nie posiada stałej siedziby;
- delegowani są pracownicy z tej samej grupy kapitałowej na czas nie dłuższy niż 8 dni. Należy jednak pamiętać, że wyjątek ten nie jest uznawany w przypadku usług z zakresu:
- budownictwa,
- rolnictwa,
- leśnictwa,
- ogrodnictwa,
- sprzątania,
- usług hotelowych,
- usług restauracyjnych;
- usługa dotyczy doradztwa księgowego oraz audytu na okres 8 dni;
- usługa dotyczy przewozu osób lub towarów między dwoma portami w obrębie Danii, transportu kombinowanego drogą lądową, jak również przewozu autobusowego w Danii – działania te należy zgłosić do duńskiego rejestru operacji zagranicznych;
- celem jest udział w seminariach i konferencjach, również w roli prelegenta;
- celem jest pokaz artystyczny wykonywany przez profesjonalistę;
- celem jest udział sportowców i trenerów w dużych wydarzeniach sportowych bądź też treningi w duńskim klubie sportowym.
Warto zwrócić uwagę, że wspomniane wyjątki są jasno określonymi sytuacjami, która zwalniają z obowiązku zgłoszenia do RUT. Niemniej, pozostali przedsiębiorcy w przypadku niedopełnienia tego obowiązku, nałożonego odgórnie przez władze duńskie, są narażone na kary finansowe ze strony Inspektoratu Pracy w wysokości od 10 do 20 tys. DKK (koron duńskich). Przy czym wyższa stawka stosowana jest zwykle w sytuacji, gdy przedsiębiorstwo jest kilkakrotnie wzywane do rejestracji usługi bądź zmiany danych, które nie są zgodne ze stanem faktycznym. Istnieje również możliwość, że duńskie organy ścigania otrzymają od Inspektoratu Pracy wniosek o oskarżenie. W skrajnych przypadkach, kara za niedopełnienie obowiązku może być naliczana w stawce dziennej do czasu zgłoszenia usługi w systemie RUT.