Finanzprozesse neu gedacht: Automatisierung im Industrie-Rechnungswesen

Ein mittelständischer Hersteller von Präzisionskomponenten stand vor der Herausforderung, ein stark wachsendes Auftragsvolumen mit einer über Jahre gewachsenen Finanzorganisation zu bewältigen. Die Buchhaltung arbeitete mit mehreren Insellösungen, Tabellen und manuellen Kontrollschritten, was zu Verzögerungen, Medienbrüchen und Fehlern führte. Besonders der Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung, der Abstimmung offener Posten und der periodischen Abschlüsse war zeitaufwendig und fehleranfällig. In dieser Situation wurde Team Radner beauftragt, eine umfassende Lösung auf Basis von Prozessautomatisierung und Robotik zu konzipieren und umzusetzen.

Zu Beginn analysierte Team Radner gemeinsam mit der Finanzleitung die bestehenden Abläufe im Detail. Jede Aktivität, vom Eingang der Rechnung per E-Mail oder Post bis zur finalen Buchung im ERP-System, wurde in einem Prozessmodell dokumentiert. Dabei zeigte sich, dass Mitarbeitende einen erheblichen Teil ihrer Zeit mit dem manuellen Abtippen von Rechnungsdaten, dem Suchen nach Bestellnummern und dem Abgleichen von Zahlungszielen verbrachten. Zusätzlich mussten viele Sonderfälle per E-Mail mit dem Einkauf oder den Fachabteilungen geklärt werden, was zu langen Liegezeiten führte. Die Geschäftsführung erwartete von der Automatisierung eine deutliche Verkürzung der Durchlaufzeiten und eine bessere Transparenz über den Status jeder Rechnung.

Auf Basis dieser Analyse definierte Team Radner einen Zielprozess, in dem ein digitaler Workflow mit RPA-Bots und KI-gestützter Texterkennung die Kernarbeit übernimmt. Der neue Prozess sah vor, dass eingehende Rechnungen automatisch aus dem E-Mail-Postfach abgeholt, klassifiziert und in ein zentrales System überführt werden. Eine KI-gestützte Belegerkennung sollte die relevanten Felder wie Lieferant, Betrag, Steuer, Bestellnummer und Fälligkeitsdatum auslesen. Anschließend sollten RPA-Bots die Daten mit den Bestellungen im ERP-System abgleichen, Abweichungen markieren und nur noch echte Klärfälle an die Mitarbeitenden weiterleiten. Dadurch sollte die Rolle der Buchhaltung von Datenerfassung hin zu qualifizierter Prüfung und Freigabe verschoben werden.

Im nächsten Schritt erstellte Team Radner ein detailliertes Automatisierungskonzept, das sowohl technische als auch organisatorische Aspekte berücksichtigte. Es wurde festgelegt, welche Systeme angebunden werden, welche Benutzerrechte die Bots erhalten und wie Ausnahmen zu behandeln sind. Ein besonderes Augenmerk lag auf der Einhaltung interner Kontrollen und der Anforderungen der Wirtschaftsprüfung. Deshalb wurden im Konzept klare Protokollierungsmechanismen vorgesehen, damit jede durch einen Bot ausgelöste Buchung nachvollziehbar bleibt. Parallel dazu plante Team Radner ein Schulungsprogramm, um die Mitarbeitenden frühzeitig einzubinden und mögliche Vorbehalte gegenüber der Automatisierung abzubauen.

Die technische Umsetzung begann mit der Einrichtung einer sicheren RPA-Plattform in der bestehenden IT-Infrastruktur des Unternehmens. Team Radner konfigurierte zunächst einen Prototypen-Bot, der Rechnungen aus einem Testpostfach abholte und in einer kontrollierten Umgebung verarbeitete. Die KI-Komponente zur Belegerkennung wurde mit historischen Rechnungen des Unternehmens trainiert, um typische Layouts und Formate zu erkennen. In mehreren Iterationen wurden die Erkennungsraten verbessert, indem zusätzliche Trainingsdaten hinzugefügt und Regeln für Sonderfälle definiert wurden. Gleichzeitig entwickelte Team Radner die Schnittstellen zum ERP-System, um Stammdaten und Bestellinformationen in Echtzeit abfragen zu können.

Nach erfolgreichem Prototyping folgte eine Pilotphase mit ausgewählten Lieferanten, deren Rechnungen besonders häufig anfielen. In dieser Phase überwachte Team Radner jede einzelne Verarbeitung, um Fehlerquellen zu identifizieren und die Stabilität der Bots zu erhöhen. Es zeigte sich, dass einige Lieferanten unstrukturierte E-Mail-Texte verwendeten, in denen wichtige Informationen versteckt waren. Daher ergänzte Team Radner die Lösung um eine Komponente zur intelligenten Textanalyse, die Bestellreferenzen und Hinweise auf Skontofristen aus dem Nachrichtentext extrahieren konnte. Die Pilotphase diente auch dazu, die Zusammenarbeit zwischen Buchhaltung, Einkauf und IT zu festigen, da alle Bereiche in den neuen Prozess eingebunden waren.

Parallel zur technischen Verfeinerung passte Team Radner gemeinsam mit der Finanzabteilung die organisatorischen Rollen an. Es wurden neue Verantwortlichkeiten definiert, etwa für die Überwachung der Bots, die Pflege von Regelwerken und die Bearbeitung von Ausnahmen. Die Mitarbeitenden erhielten Schulungen zu den neuen Oberflächen, in denen sie Rechnungen freigeben, Kommentare hinterlegen und Eskalationen auslösen konnten. Wichtig war, dass die Mitarbeitenden verstanden, dass die Automatisierung keine Stellen abbaut, sondern monotone Tätigkeiten reduziert. Dadurch entstand eine höhere Akzeptanz, und viele Mitarbeitende brachten eigene Ideen ein, welche weiteren Prozessschritte automatisiert werden könnten.

Nachdem die Pilotphase stabile Ergebnisse lieferte, skalierte Team Radner die Lösung auf alle Lieferanten und Gesellschaften des Unternehmens. Die Bots wurden so konfiguriert, dass sie rund um die Uhr arbeiten und auch außerhalb der Bürozeiten Rechnungen verarbeiten. Dies führte dazu, dass der Rückstand an unbearbeiteten Rechnungen deutlich sank und Skontofristen besser genutzt werden konnten. Die Finanzleitung erhielt über ein Dashboard jederzeit Einblick in den aktuellen Verarbeitungsstatus, die Anzahl offener Klärfälle und die durchschnittliche Durchlaufzeit. Diese Transparenz war zuvor nicht vorhanden und erleichterte die Steuerung des Working Capitals erheblich.

Ein weiterer Schritt bestand darin, den automatisierten Rechnungsprozess mit dem Zahlungsverkehr zu verknüpfen. Team Radner implementierte zusätzliche Bots, die nach Freigabe der Rechnungen Zahlungsvorschlagslisten im ERP-System erzeugten und diese nach definierten Regeln optimierten. Dabei wurden Fälligkeiten, Skontofristen und Liquiditätsplanung berücksichtigt. Die Bots bereiteten die Zahlungen so vor, dass die Finanzleitung nur noch eine finale Kontrolle durchführen musste. Durch diese Erweiterung konnte der gesamte Procure-to-Pay-Prozess weitgehend durchgängig automatisiert werden, was die Effizienz weiter steigerte.

Die positiven Effekte der Automatisierung zeigten sich bereits wenige Monate nach dem Go-live. Die durchschnittliche Durchlaufzeit einer Eingangsrechnung reduzierte sich um mehr als die Hälfte, und die Fehlerquote bei der Datenerfassung sank signifikant. Mitarbeitende berichteten, dass sie sich nun stärker auf Analysen, Abstimmungen mit Fachbereichen und die Vorbereitung von Abschlüssen konzentrieren konnten. Die Finanzleitung nutzte die gewonnene Zeit, um Szenariorechnungen und Forecasts zu verbessern, was der Unternehmenssteuerung zugutekam. Gleichzeitig sank der Bedarf an externen Aushilfskräften in Spitzenzeiten, da die Bots Lastspitzen flexibel abfedern konnten.

Auch aus Sicht der Compliance brachte die Lösung Vorteile. Durch die lückenlose Protokollierung aller Bot-Aktivitäten konnten interne und externe Prüfer jederzeit nachvollziehen, wie eine Buchung zustande gekommen war. Team Radner hatte im Design des Systems darauf geachtet, dass jede Entscheidung, die ein Bot trifft, auf klar definierten Regeln oder freigegebenen KI-Modellen basiert. Dies erhöhte die Sicherheit und reduzierte das Risiko von Manipulationen. Die Revisionsabteilung bestätigte, dass der neue Prozess die Anforderungen an interne Kontrollsysteme besser erfüllte als der frühere manuelle Ablauf.

Im weiteren Verlauf nutzte das Unternehmen die geschaffene RPA- und KI-Infrastruktur, um zusätzliche Finanzprozesse zu automatisieren. Team Radner unterstützte etwa bei der Automatisierung der Abstimmung von Intercompany-Salden, der Erstellung standardisierter Reports und der Überwachung von Kreditlimits. Jeder neue Anwendungsfall konnte schneller umgesetzt werden, da die grundlegende Architektur bereits vorhanden war. So entstand Schritt für Schritt ein Ökosystem digitaler Assistenten, das die Finanzorganisation nachhaltig entlastete und gleichzeitig die Datenqualität erhöhte.

Aus strategischer Perspektive veränderte die Automatisierung die Rolle des Finanzbereichs im Unternehmen. Die Finanzleitung positionierte sich stärker als Business Partner der Geschäftsführung, da operative Routinetätigkeiten weniger Zeit beanspruchten. Team Radner begleitete diesen Wandel mit Workshops zur Prozessoptimierung und zur Nutzung der gewonnenen Daten für bessere Entscheidungen. Die Kombination aus Prozessautomatisierung und Robotik erwies sich als Hebel, um das Rechnungswesen von einer reaktiven zu einer proaktiven Funktion zu entwickeln. Die Investition in RPA und KI zahlte sich nicht nur in Form von Kosteneinsparungen aus, sondern auch durch eine höhere Agilität und Resilienz der Finanzprozesse.

Am Ende stand ein Finanzbereich, der deutlich schneller, transparenter und weniger fehleranfällig arbeitete als zuvor. Die Mitarbeitenden empfanden die Veränderung überwiegend positiv, weil monotone Tätigkeiten zurückgingen und anspruchsvollere Aufgaben hinzukamen. Die Geschäftsführung sah bestätigt, dass eine konsequent umgesetzte Automatisierung im Rechnungswesen einen messbaren Beitrag zur Wettbewerbsfähigkeit leisten kann. Team Radner hatte mit der Kombination aus technischer Expertise, Prozessverständnis und Change-Management-Kompetenz die Grundlage dafür geschaffen, dass das Unternehmen seine Finanzprozesse langfristig stabil und skalierbar betreiben kann.

Die Erfahrungen aus diesem Projekt flossen anschließend in weitere Initiativen des Unternehmens ein, etwa in der Logistik und im Vertrieb. Dort konnten ähnliche Muster identifiziert und mit vergleichbaren Automatisierungsansätzen adressiert werden. Team Radner blieb als Partner für Prozessautomatisierung an der Seite des Unternehmens und unterstützte bei der Priorisierung neuer Use Cases. So entwickelte sich aus einem zunächst fokussierten Projekt im Rechnungswesen ein umfassendes Programm zur digitalen Transformation, das die Organisation in mehreren Bereichen nachhaltig veränderte.