Protokół z corocznego walnego zgromadzenia spółki w Danii

Dyrektorzy bądź udziałowcy takich duńskich spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, jak IVS, A/S, ApS, mają obowiązek raz w roku na walnym zgromadzeniu zatwierdzić roczne sprawozdanie spółki.

Co należy wiedzieć o sporządzaniu protokołu z corocznego walnego zgromadzenia?

1. Duńska nazwa corocznego walnego spotkania to „ordinær generalforsamling”.
2. Jeżeli spółka posiada zarząd, członkowie zarządu również uczestniczą w spotkaniu.
3. Raport roczny musi zostać złożony w urzędzie ds. działalności gospodarczej na VIRK 5 miesięcy po zakończeniu roku podatkowego.
4. Zanim raport roczny może zostać złożony w urzędzie gospodarczym, jest on zatwierdzany na spotkaniu z akcjonariuszami i zarządem.
5. Jeśli spółka posiada zarząd, protokół powinien zawierać takie informacje, jak:wybór przewodniczącego na doroczne walne zgromadzenie, sprawozdanie prezesa z przebiegu roku, omówienie absolutorium dla zarządu, propozycja ze strony zarządu podziału tantiem oraz wyniku członków spółki, pytania od akcjonariuszy bądź zarządu, przedstawienie sprawozdania rocznego do zatwierdzenia.
6. Jeśli spółka nie ma rady nadzorczej, tylko minimum jednego dyrektora, to protokół powinien zawierać takie informacje, jak:sprawozdanie dyrektora z przebiegu roku obrotowego, wybór przewodniczącego zgromadzenia, propozycja podziału wyniku, pytania od dyrektora lub akcjonariuszy, przedstawienie sprawozdania rocznego do zatwierdzenia.

Poza tym każda duńska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością posiada zbiór statutów, które zostały sporządzone w momencie założenia spółki (vedtægter), który zwierają szczegółowy opis tego, co należy omówić na corocznym walnym zgromadzeniu.Po zebraniu należy przygotować protokół podsumowujący (generalforsamling protokoll lat)

Należy pamiętać, aby protokół sporządzony z walnego zgromadzenia zawierał te same tematy, które zawiera umowa duńskiej spółki.