Międzynarodowy producent sprzętu AGD z centralą w Polsce od kilku lat rozwijał sprzedaż w całej Unii Europejskiej oraz na rynkach spoza UE. Struktura dostaw była rozbudowana, obejmowała magazyny konsygnacyjne, centra logistyczne oraz liczne podmioty powiązane. W pewnym momencie zarząd zauważył, że koszty związane z obsługą rozliczeń VAT i ceł rosną szybciej niż przychody. Dodatkowo pojawiły się pierwsze zapytania z organów podatkowych w dwóch krajach UE, co zwiększyło obawy o skalę potencjalnych ryzyk.
Firma zwróciła się do zespołu Radner z prośbą o wsparcie w obszarze podatków pośrednich, obejmującym VAT, cła oraz kwestie handlu międzynarodowego. Na początku klient oczekiwał jedynie przeglądu poprawności rozliczeń, jednak w trakcie rozmów okazało się, że potrzebna będzie szersza analiza modelu biznesowego. Zespół Radner zaproponował etapowe podejście, w którym najpierw zostaną zidentyfikowane główne obszary ryzyka, a dopiero potem zaprojektowane konkretne działania naprawcze. Kluczowe było zrozumienie, jak przepływ towarów i dokumentów przekłada się na kwalifikację transakcji VAT w poszczególnych krajach.
Prace rozpoczęły się od warsztatów z działem finansowym, logistyką i sprzedażą. Zespół Radner poprosił o mapy procesów, schematy łańcucha dostaw oraz przykładowe umowy z dystrybutorami i podmiotami powiązanymi. Na tej podstawie powstała szczegółowa mapa przepływów towarów i faktur, obejmująca zarówno transakcje wewnątrzunijne, jak i eksport poza UE. Już na tym etapie zauważono, że część dostaw jest błędnie klasyfikowana jako wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, podczas gdy faktycznie spełnia przesłanki dla transakcji łańcuchowych.
Kolejnym krokiem była analiza dokumentacji celnej i sposobu kalkulacji wartości celnej. Zespół Radner zwrócił uwagę, że do wartości celnej nie zawsze prawidłowo wliczano koszty transportu i ubezpieczenia, co mogło prowadzić do zaniżenia podstawy opodatkowania cłem. Jednocześnie w niektórych przypadkach stosowano niewłaściwe kody taryfy celnej, co skutkowało nadpłatą cła. Wspólnie z działem logistyki przeanalizowano, jak dane są przekazywane do agencji celnych i gdzie powstają błędy systemowe.
Po zebraniu danych zespół Radner przygotował raport diagnostyczny, w którym wyodrębniono trzy główne obszary: rozliczenia VAT w transakcjach wewnątrzunijnych, rozliczenia celne przy imporcie komponentów oraz dokumentację dla magazynów konsygnacyjnych. Raport zawierał zarówno opis stanu obecnego, jak i wstępną ocenę skali ryzyka finansowego. Zarząd otrzymał symulację potencjalnych doszacowań VAT i ceł w razie kontroli, ale także wyliczenie możliwych nadpłat do odzyskania. To zestawienie ułatwiło podjęcie decyzji o wdrożeniu rekomendacji.
W obszarze VAT zespół Radner skupił się na prawidłowym przypisaniu miejsca opodatkowania dla transakcji łańcuchowych. Okazało się, że część dostaw była raportowana w Polsce, mimo że zgodnie z przepisami powinna być rozliczana w kraju przeznaczenia. Wdrożono więc nowe procedury oznaczania transakcji w systemie ERP, tak aby automatycznie przypisywać odpowiedni kraj rozliczenia. Dodatkowo opracowano instrukcje dla działu sprzedaży, jak konstruować umowy, aby uniknąć niejednoznaczności co do momentu przeniesienia prawa do rozporządzania towarem.
Istotnym elementem projektu było uporządkowanie dokumentacji potwierdzającej wewnątrzwspólnotową dostawę towarów. Zespół Radner przeanalizował, jakie dowody są akceptowane w poszczególnych krajach i jakie minimalne wymogi wynikają z przepisów unijnych. Następnie przygotowano wzory oświadczeń przewoźników, procedury archiwizacji listów przewozowych oraz checklisty dla działu logistyki. Dzięki temu firma mogła w sposób bardziej pewny stosować stawkę 0% VAT dla dostaw wewnątrzunijnych, ograniczając ryzyko jej zakwestionowania.
W zakresie ceł kluczowe okazało się przeprowadzenie przeglądu klasyfikacji taryfowej komponentów importowanych z Azji. Zespół Radner, we współpracy z ekspertami ds. klasyfikacji, zweryfikował przypisane kody CN i porównał je z aktualnymi wytycznymi oraz orzecznictwem. W kilku przypadkach udało się zidentyfikować możliwość zastosowania korzystniejszej klasyfikacji, co obniżało stawkę celną. Przygotowano wnioski o wiążącą informację taryfową, aby zabezpieczyć stanowisko firmy na przyszłość i uniknąć sporów z organami celnymi.
Równolegle zespół Radner przeanalizował, czy firma prawidłowo korzysta z dostępnych preferencji taryfowych wynikających z umów o wolnym handlu. Okazało się, że część dostaw z krajów objętych preferencjami była rozliczana według stawek ogólnych, ponieważ brakowało odpowiednich certyfikatów pochodzenia. Wdrożono więc procedury pozyskiwania i weryfikacji dokumentów pochodzenia od dostawców, a także szkolenia dla działu zakupów. Dzięki temu firma mogła obniżyć koszty importu bez zmiany dostawców czy warunków handlowych.
Ważnym elementem projektu było też uporządkowanie rozliczeń związanych z magazynami konsygnacyjnymi w kilku krajach UE. Zespół Radner przeanalizował, czy spełnione są warunki do stosowania uproszczeń przewidzianych w przepisach unijnych. W niektórych krajach konieczne było dokonanie rejestracji do VAT oraz wdrożenie lokalnych deklaracji. Przygotowano harmonogram rejestracji, zgłoszeń i korekt, tak aby proces przebiegał w sposób kontrolowany i przewidywalny dla działu finansowego.
Po fazie analitycznej przyszedł czas na wdrożenie zmian w systemach i procedurach. Zespół Radner współpracował z działem IT przy modyfikacji ustawień systemu ERP, tak aby odzwierciedlał nowe zasady rozliczeń VAT i ceł. Opracowano matrycę stawek VAT i kodów transakcji dla poszczególnych krajów, a także reguły przypisywania kodów CN do indeksów materiałowych. Zadbano o to, aby zmiany były udokumentowane i łatwe do audytu, co miało znaczenie zarówno dla biegłego rewidenta, jak i dla organów podatkowych.
Równocześnie zespół Radner przeprowadził cykl szkoleń dla działów finansowych, logistycznych i sprzedażowych w kilku krajach. Szkolenia miały charakter warsztatowy i opierały się na rzeczywistych przykładach transakcji firmy. Uczestnicy uczyli się, jak rozpoznawać transakcje łańcuchowe, jak dokumentować wewnątrzwspólnotowe dostawy oraz jak współpracować z agencjami celnymi. Dzięki temu wiedza nie była oderwana od praktyki, a pracownicy lepiej rozumieli, dlaczego nowe procedury są konieczne.
Efektem projektu było znaczące ograniczenie ryzyka podatkowego oraz wymierne oszczędności finansowe. Firma odzyskała nadpłacone cła za trzy lata wstecz w związku z błędną klasyfikacją taryfową, a także skorygowała rozliczenia VAT w kilku krajach, minimalizując ryzyko sankcji. Dodatkowo uporządkowanie dokumentacji pozwoliło na bezpieczne stosowanie stawki 0% dla wewnątrzwspólnotowych dostaw, co poprawiło płynność finansową. Zarząd zyskał też większą przejrzystość co do struktury kosztów związanych z podatkami pośrednimi.
W dłuższej perspektywie najważniejszą wartością dodaną okazało się jednak wzmocnienie kompetencji wewnętrznych zespołów klienta. Dzięki współpracy z zespołem Radner pracownicy lepiej rozumieli zależności między logistyką, sprzedażą a rozliczeniami podatkowymi. Nowe procedury i matryce podatkowe stały się punktem odniesienia przy planowaniu kolejnych zmian w łańcuchu dostaw. Firma mogła bezpieczniej wchodzić na nowe rynki, wiedząc, że jej model rozliczeń VAT, ceł i handlu międzynarodowego jest spójny i zgodny z przepisami.
Cały projekt pokazał, że kompleksowe doradztwo w zakresie podatków pośrednich nie ogranicza się do korekty deklaracji czy odpowiedzi na pytania organów. W tym przypadku stało się impulsem do uporządkowania procesów, lepszego wykorzystania preferencji celnych oraz optymalizacji przepływów towarów. Producent AGD, który początkowo obawiał się wyłącznie kontroli, ostatecznie zyskał trwalszą przewagę konkurencyjną. Strategiczne zarządzanie VAT i cłami stało się integralną częścią jego modelu biznesowego, a nie tylko obowiązkiem administracyjnym.
