Från splittrade kontor till strategisk portfölj: en techresa

Ett växande teknikföretag inom mjukvaruutveckling hade under flera år expanderat snabbt, både organiskt och genom förvärv. Kontorsytorna hade vuxit fram ad hoc: olika hyresavtal, varierande standard, skilda lägen och en blandning av öppna kontorslandskap och äldre cellkontor. När hybridarbete etablerades som norm blev det tydligt att portföljen inte längre stödde vare sig kultur, effektivitet eller kostnadskontroll. Ledningen beslutade att genomföra en genomgripande översyn och engagerade Radners team för omfattande rådgivning och stöd vid fastighetstransaktioner med fokus på portföljoptimering.

Arbetet inleddes med en inventering av hela kontorsportföljen. Radners team samlade in samtliga hyresavtal, bilagor, kostnadsunderlag och planritningar. För varje kontor analyserades hyresnivå, kontraktslängd, indexeringsmodell, uppsägningstider, optionsrätter och ansvar för drift och underhåll. Samtidigt kartlades faktisk användning: beläggningsgrad, närvaromönster, teamstrukturer och behov av samarbetsytor. Denna kombination av juridisk, ekonomisk och praktisk information gav en tydlig bild av nuläget.

Nästa steg var att definiera en målbild för framtidens kontorsstruktur. Tillsammans med ledning, HR och representanter från olika affärsområden faciliterade Radners team workshops där frågor om kultur, samarbete, innovation och talangattraktion diskuterades. Skulle företaget ha ett stort huvudkontor och några få satelliter, eller flera likvärdiga noder? Hur viktig var fysisk närvaro i olika team? Vilken roll skulle kontoret spela i employer branding? Svaren formulerades i en kontorsstrategi som satte ramarna för de kommande transaktionsbesluten.

Med strategin på plats genomfördes en portföljanalys där varje kontor bedömdes utifrån strategisk betydelse, kostnadseffektivitet och flexibilitet. Radners team tog fram nyckeltal som kostnad per arbetsplats, kostnad per faktiskt närvarande medarbetare och yta per funktion. Kontor med hög kostnad och låg strategisk betydelse identifierades som kandidater för avveckling eller omförhandling. Andra kontor, i lägen med stark talangbas eller nära viktiga kunder, bedömdes som nyckelnoder som borde utvecklas snarare än avvecklas.

En särskilt komplex situation uppstod kring företagets största kontor i en central affärsstadsdel. Hyresnivån var hög, avtalet långt och ytan delvis underutnyttjad efter övergången till hybridarbete. Samtidigt hade adressen ett starkt symbolvärde och fungerade som nav för ledning och kundmöten. Radners team genomförde en fördjupad analys av möjliga handlingsalternativ: omförhandling, deluthyrning, flytt till annan fastighet eller ombyggnad för att skapa mer värdeskapande ytor. Varje alternativ modellerades ekonomiskt och praktiskt, inklusive effekter på kultur och varumärke.

Parallellt granskades mindre kontor i andra städer. Vissa hade vuxit fram genom förvärv av mindre bolag och låg i fastigheter med bristande standard eller ogynnsamma hyresvillkor. Radners team identifierade möjligheter att konsolidera flera små enheter till färre, mer moderna kontor med bättre lägen. I andra fall föreslogs en övergång till coworking-lösningar eller flexibla kontorshotell, särskilt där närvaron var projektbaserad eller där rekryteringsunderlaget var osäkert. Denna differentierade syn på olika orter gjorde att portföljen kunde anpassas efter verkliga behov.

När prioriterade åtgärder var definierade, togs en genomförandeplan fram. Radners team strukturerade arbetet i vågor: först snabba vinster genom omförhandlingar och uppsägningar där avtalen medgav det, därefter mer komplexa förändringar som flyttar och ombyggnationer. För varje åtgärd definierades tidslinje, ansvar, risker och förväntade effekter. Planen synkroniserades med företagets produktlanseringar, rekryteringsplaner och IT-projekt för att minimera störningar i kärnverksamheten.

En central del av uppdraget var att omförhandla befintliga hyresavtal. Radners team analyserade marknadsläget i respektive stad, jämförde befintliga hyror med aktuella nivåer och identifierade argument för omförhandling. I vissa fall hade marknadshyrorna sjunkit, i andra hade fastighetsägaren intresse av att förlänga en stabil hyresgäst. Genom att presentera väl underbyggda analyser och alternativa scenarier - inklusive möjlig flytt - kunde teamet förhandla fram lägre hyror, förbättrade villkor eller investeringsbidrag för uppgraderingar. Dessa värdeskapande omförhandlingar gav snabba effekter på kostnadsnivån.

För det stora huvudkontoret valdes en kombinationslösning. Radners team förhandlade fram en minskning av ytan genom att delar av kontoret återlämnades till hyresvärden, samtidigt som återstående ytor moderniserades med stöd av ett hyresgästbidrag. Avtalslängden justerades för att skapa bättre balans mellan trygghet och flexibilitet. I samband med detta togs en ny layout fram där fokus låg på samarbetsytor, projektzoner och mötesrum, medan traditionella fasta skrivbordsplatser minskades. Kontoret omvandlades därmed från en plats för daglig närvaro till en hub för samarbete och kultur.

I vissa städer där företaget hade små, underutnyttjade kontor, beslutades om avveckling. Radners team hanterade uppsägningar, förhandlingar om tidigare avflyttning och praktiska frågor kring återställningsskyldighet. Samtidigt identifierades moderna coworking-anläggningar där medarbetare kunde få tillgång till arbetsplatser vid behov. Genom att kombinera fasta kontor i nyckelstäder med flexibla lösningar på mindre orter skapades en portfölj som bättre speglade företagets faktiska arbetsmönster.

Under hela processen var intern kommunikation avgörande. Radners team stödde HR och kommunikationsavdelningen med underlag som förklarade varför förändringarna genomfördes, hur de skulle påverka vardagen och vilka fördelar de skulle ge. Genom att tydligt koppla portföljoptimeringen till förbättrad arbetsmiljö, bättre samarbetsytor och ökade möjligheter till hybridarbete minskades oron bland medarbetarna. Samtidigt betonades att kostnadsbesparingarna skulle frigöra resurser till produktutveckling och kompetensutveckling.

Ekonomiskt gav optimeringen betydande effekter. Radners team tog fram före- och efteranalyser där totala hyreskostnader, kostnad per arbetsplats och yteffektivitet jämfördes. Resultaten visade en tydlig minskning av totalkostnaden, samtidigt som kvaliteten på de kvarvarande kontoren höjdes. Genom att avveckla ineffektiva ytor och förhandla fram bättre villkor i strategiska lägen kunde företaget uppnå en mer hållbar kostnadsstruktur. Dessa effekter blev särskilt tydliga när de sattes i relation till omsättning och resultat.

På längre sikt visade sig portföljoptimeringen också påverka kultur och samarbete positivt. De nya och ombyggda kontoren utformades med fokus på tvärfunktionella team, spontana möten och kreativa ytor. Hybridarbetet stöddes av teknik och tydliga riktlinjer, vilket gjorde att kontoret användes mer medvetet. Medarbetarundersökningar visade ökad nöjdhet med arbetsmiljön, samtidigt som ledningen upplevde bättre förutsättningar för att bygga en sammanhållen kultur trots geografisk spridning.

En viktig lärdom från projektet var hur nära sammankopplade fastighetsbeslut är med affärsstrategi, HR och IT. Radners team fungerade som en brygga mellan dessa funktioner, och såg till att varje transaktion - omförhandling, uppsägning, flytt eller nyetablering - passade in i helheten. Den omfattande rådgivningen och stödet vid fastighetstransaktionerna handlade därför inte bara om avtal och kvadratmeter, utan om att skapa en strategiskt styrd kontorsportfölj som kunde utvecklas över tid.

För teknikföretaget innebar resultatet att kontorsfrågan gick från att vara en återkommande källa till frustration och kostnadsoro till att bli ett verktyg för att stödja tillväxt och innovation. Portföljen blev mer överskådlig, mer flexibel och bättre anpassad till hur arbetet faktiskt bedrevs. Genom att kombinera analys, förhandling, kreativ problemlösning och strukturerad genomförandeplanering kunde Radners team hjälpa företaget att ta kontroll över en av sina största kostnadsposter - och samtidigt stärka sin attraktionskraft som arbetsgivare.

Denna resa från splittrade kontor till en genomtänkt portfölj visar hur kraftfullt det kan vara att arbeta systematiskt med fastighetstransaktioner i en kunskapsintensiv bransch. När varje beslut om yta, läge och avtal kopplas till affärsmål, kultur och arbetsmönster, uppstår en tydlig riktning. I det perspektivet blir omfattande rådgivning och stöd vid fastighetstransaktioner en strategisk investering som fortsätter att skapa värde långt efter att de enskilda avtalen är undertecknade.