En etablerad tillverkare av avancerad elektronik stod inför en snabb internationell expansion och en allt mer komplex struktur för indirekta skatter. Företaget hade produktionsanläggningar i två EU-länder, centrallager i Norden och försäljning till kunder i över trettio jurisdiktioner. Samtidigt ökade kraven från myndigheter på korrekt hantering av gränsöverskridande moms och tullvärdering. Ledningen insåg att befintliga processer inte längre räckte för att hantera den växande riskbilden.
Styrelsen gav ekonomifunktionen i uppdrag att hitta en lösning som både skulle minska riskerna och skapa bättre kostnadskontroll. I bakgrunden fanns flera pågående dialoger med tull- och skattemyndigheter i olika länder, där frågorna handlade om felaktiga varukoder, bristfälliga underlag och otydliga leveransvillkor. Företaget upplevde att varje land krävde sin egen tolkning av reglerna, vilket skapade osäkerhet i hela organisationen. Situationen blev särskilt känslig när en större kund krävde garantier för korrekt momsbehandling på alla leveranser.
Radners team engagerades för att genomföra en strukturerad omställning av moms- och tullhanteringen, med fokus på att skapa en hållbar modell för fortsatt tillväxt. Uppdraget omfattade både teknisk analys av regelverk och praktisk implementering i affärssystem och logistikflöden. Ambitionen var att bygga en lösning där indirekta skatter integrerades i affärsbesluten i stället för att hanteras reaktivt. Ledningen efterfrågade tydliga milstolpar, mätbara effekter och en realistisk tidsplan.
Arbetet inleddes med en omfattande kartläggning av befintliga flöden, avtal och systeminställningar. Radners team samlade in data från ERP-system, tullsystem, logistikplattformar och faktureringsmoduler för att få en helhetsbild. Parallellt intervjuades nyckelpersoner inom ekonomi, inköp, logistik och försäljning för att förstå hur processerna fungerade i praktiken. Denna kombination av datadriven analys och kvalitativa insikter gjorde det möjligt att identifiera både uppenbara brister och mer subtila risker.
Analysen visade att företaget använde olika varukoder för samma komponenter beroende på leverantör och land, vilket skapade inkonsekvens i tullhanteringen. Dessutom saknades en enhetlig modell för hur tullvärdet beräknades när komponenter flyttades mellan koncernbolag. I flera fall hade felaktiga incoterms lett till att momsregistreringar saknades i länder där företaget i praktiken bar risken för varorna. Radners team kunde snabbt ringa in ett antal transaktionstyper där risken för felaktig momsredovisning var särskilt hög.
Nästa steg var att strukturera riskerna efter sannolikhet och potentiell påverkan. Genom att kombinera historiska transaktionsdata med gällande regelverk i respektive land skapades en prioriteringslista. Högst upp hamnade felaktig hantering av kedjetransaktioner inom EU, där flera led i leveranskedjan var inblandade. Därefter följde brister i dokumentation för tullförmåner, där företaget riskerade att gå miste om betydande kostnadsbesparingar. Slutligen identifierades ett antal processer där manuell hantering ökade risken för misstag.
Radners team tog fram en målbild för hur moms- och tullhanteringen skulle fungera efter omställningen. Målbilden byggde på tydliga ansvarsfördelningar, standardiserade processer och automatiserade kontroller i systemen. En central del var att definiera en enhetlig klassificeringsmodell för varukoder, kopplad till tydliga beslutsregler. Samtidigt utformades en ny struktur för momsregistrering och rapportering i de länder där företaget hade störst omsättning.
För att säkerställa att målbilden var realistisk genomfördes flera workshops med representanter från olika funktioner och länder. Under dessa sessioner testades olika scenarier, till exempel hur en ny produktlansering skulle hanteras från inköp till slutkund. Radners team presenterade konkreta exempel på hur felaktiga inställningar i systemet kunde leda till både överbetalning och underbetalning av moms. Detta skapade en tydlig förståelse för varför förändringen var nödvändig.
Implementeringsfasen inleddes med att justera masterdata i ERP-systemet. Varukoder harmoniserades, tullvärderingsregler uppdaterades och nya momskoder skapades för specifika transaktionstyper. Radners team arbetade nära både IT-avdelningen och externa systemleverantörer för att säkerställa att förändringarna genomfördes korrekt. Samtidigt togs nya rutiner fram för hur nya artiklar skulle klassificeras och hur leveransvillkor skulle dokumenteras.
En viktig del av omställningen var att bygga in kontroller som fångade fel innan de nådde myndighetsrapporteringen. Därför designades automatiska avstämningar mellan fakturadata, tullhandlingar och logistikinformation. Radners team definierade tröskelvärden och varningssignaler som skulle trigga manuell granskning. På så sätt kunde potentiella avvikelser upptäckas tidigt, innan de ledde till sanktioner eller tvister.
Parallellt med de tekniska förändringarna genomfördes ett omfattande utbildningsprogram för medarbetare i flera länder. Fokus låg på att förklara sambandet mellan affärsbeslut och skattekonsekvenser, snarare än att enbart gå igenom regeltexter. Radners team använde verkliga exempel från företagets egen verksamhet för att illustrera hur felaktiga leveransvillkor eller bristfällig dokumentation kunde påverka både tull och moms. Detta ökade engagemanget och gjorde det lättare att förankra de nya rutinerna.
Efter sex månader kunde de första tydliga effekterna mätas. Antalet manuella korrigeringar i momsrapporteringen minskade markant, och tullkostnaderna sjönk genom bättre utnyttjande av förmånsavtal. Företaget kunde också visa upp en mer sammanhållen dokumentation vid kontakter med myndigheter, vilket minskade tiden som lades på förklaringar och kompletteringar. Ledningen noterade att den interna dialogen kring internationell handel blivit mer strukturerad.
En särskilt viktig effekt var att riskprofilen gentemot skattemyndigheter förbättrades. Tidigare hade företaget hanterat frågor reaktivt, ofta under tidspress och med begränsad överblick. Efter omställningen fanns en tydlig process för hur frågor skulle utredas, dokumenteras och besvaras. Radners team hjälpte till att ta fram standardiserade svarsmallar och underlag, vilket gjorde kommunikationen mer konsekvent. Detta bidrog till att skapa förtroende hos myndigheterna.
På längre sikt gav den nya strukturen också bättre beslutsunderlag för affärsutveckling. När företaget utvärderade nya marknader kunde konsekvenserna för moms, tull och andra indirekta skatter analyseras redan i planeringsfasen. Radners team tog fram ett ramverk för skatteanalys vid marknadsexpansion, där olika scenarier kunde jämföras. Detta gjorde det möjligt att välja distributionsmodeller som både var kommersiellt attraktiva och skattemässigt hållbara.
En oväntad men positiv bieffekt var att samarbetet mellan ekonomi, logistik och försäljning förbättrades. Genom att arbeta tillsammans i projektet fick funktionerna en gemensam förståelse för hur deras beslut påverkade varandra. Radners team uppmuntrade till löpande dialog kring förändringar i produktportföljen, nya kundavtal och justeringar i leveranskedjan. Detta skapade en mer integrerad styrning av hela flödet.
Ekonomichefen kunde efter projektets avslutning presentera en tydlig bild av de finansiella effekterna. Direkta besparingar uppstod genom minskade tullkostnader, färre felaktiga momsbetalningar och lägre konsultkostnader vid myndighetskontroller. Indirekta vinster kom från minskad administration, kortare ledtider och färre avbrott i leveranser på grund av tullproblem. Radners team levererade dessutom en verktygslåda för fortsatt uppföljning, så att företaget kunde mäta utvecklingen över tid.
För tech-tillverkaren innebar omställningen att indirekta skatter gick från att vara en källa till osäkerhet till att bli en integrerad del av styrningen. Genom strukturerad rådgivning inom moms, tull och internationell handel skapades en robust plattform för fortsatt expansion. Företaget kunde agera snabbare på nya affärsmöjligheter utan att kompromissa med regelefterlevnad. Den långsiktiga nyttan visade sig inte bara i siffror, utan också i en mer förutsägbar och professionell relation till både kunder och myndigheter.
