Mehr Sicherheit in der Lebensmittelkette durch gezielte Optimierung interner Kontrollverfahren

Ein großer Hersteller von verpackten Lebensmitteln stand vor der Aufgabe, seine Qualitäts- und Hygienestandards an verschärfte gesetzliche Vorgaben und steigende Kundenerwartungen anzupassen. In den vergangenen Jahren war das Produktsortiment stark gewachsen, neue Produktionslinien waren hinzugekommen, und die Komplexität der Lieferkette hatte deutlich zugenommen. Gleichzeitig häuften sich interne Beinahe-Vorfälle, bei denen Qualitätsabweichungen zwar rechtzeitig entdeckt, aber nur mit erheblichem Aufwand korrigiert werden konnten. Um die Situation strukturiert zu verbessern, beauftragte das Unternehmen Team Radner mit einer umfassenden Überprüfung interner Kontrollverfahren entlang der gesamten Wertschöpfungskette.

Der Auftrag umfasste Rohwarenannahme, Lagerlogistik, Produktion, Verpackung, Versand und das Reklamationsmanagement. Zusätzlich sollten die Schnittstellen zu Lieferanten und externen Dienstleistern betrachtet werden. Die Unternehmensleitung wollte verstehen, ob die bestehenden Kontrollen tatsächlich dort ansetzten, wo die größten Risiken für Produktsicherheit und Markenreputation lagen. Team Radner strukturierte das Projekt so, dass sowohl operative Abläufe auf dem Shopfloor als auch Management- und Reportingprozesse einbezogen wurden.

Zu Beginn führte Team Radner Begehungen in allen relevanten Produktionsbereichen durch. Dabei wurden reale Arbeitsabläufe beobachtet und mit den vorhandenen Prozessbeschreibungen verglichen. Schnell zeigte sich, dass in der Praxis zahlreiche Abweichungen von den dokumentierten Standards existierten. Mitarbeitende hatten informelle Routinen entwickelt, um Zeit zu sparen oder mit Engpässen umzugehen. Diese Routinen waren zwar oft pragmatisch, unterliefen aber teilweise wichtige Kontrollen. Besonders deutlich wurde dies bei der Chargenkennzeichnung und der Reinigung von Anlagen.

Parallel zu den Begehungen analysierte Team Radner die bestehenden HACCP-Konzepte, Auditberichte und Reklamationsstatistiken. Die Auswertung ergab, dass bestimmte Fehlerbilder immer wieder auftraten, ohne dass die Ursachen nachhaltig beseitigt worden waren. Beispielsweise kam es regelmäßig zu Abweichungen bei Füllmengen und Etikettierungen. Die internen Kontrollen erkannten diese Fehler zwar häufig, aber zu spät im Prozess, sodass Ausschuss und Nacharbeit entstanden. Zudem war die Dokumentation der Kontrollergebnisse nicht durchgängig, was die Rückverfolgbarkeit erschwerte.

Im nächsten Schritt kartierte Team Radner die kritischen Kontrollpunkte entlang der Prozesskette. Dabei wurden alle Stellen identifiziert, an denen Fehler mit Auswirkungen auf Produktsicherheit, Qualität oder Gesetzeskonformität entstehen können. Für jeden dieser Punkte wurde geprüft, welche Kontrollen existieren, wie sie durchgeführt und dokumentiert werden und wie schnell sie wirken. Diese systematische Betrachtung machte sichtbar, dass manche Kontrollen zu spät im Prozess ansetzten, während an anderen Stellen überkontrolliert wurde. Die Transparenz über diese kritischen Lenkungspunkte war ein wesentlicher Zwischenerfolg.

Besondere Aufmerksamkeit legte Team Radner auf die Rohwarenannahme. Hier zeigte sich, dass die Prüfpläne zwar umfangreich waren, aber nicht risikobasiert priorisiert wurden. Alle Lieferungen wurden weitgehend gleich behandelt, unabhängig von Herkunft, Lieferantenerfahrung oder Produktsensibilität. Dadurch entstanden Engpässe, und in Spitzenzeiten wurden einzelne Prüfungen verkürzt oder ausgelassen. Team Radner entwickelte ein Konzept, das Prüfintensität und -umfang an definierte Risikokategorien koppelt. So konnten Ressourcen gezielt dort eingesetzt werden, wo das Gefährdungspotenzial am höchsten ist.

In der Produktion analysierte Team Radner die Linienkontrollen, insbesondere in Bezug auf Temperaturführung, Füllmengen und Metalldetektion. Es stellte sich heraus, dass viele Kontrollen manuell durchgeführt und auf Papier dokumentiert wurden. Dies führte zu Übertragungsfehlern und erschwerte eine zeitnahe Auswertung. Zudem waren Eskalationswege bei Abweichungen nicht immer klar geregelt. In einigen Fällen wurden Grenzwertüberschreitungen zwar erkannt, aber nicht konsequent verfolgt. Hier setzte Team Radner an, um Verantwortlichkeiten und Reaktionszeiten eindeutig zu definieren.

Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Rückverfolgbarkeit. Das Unternehmen verfügte zwar über ein ERP-System, nutzte dessen Funktionen zur Chargenverfolgung jedoch nicht vollständig. Viele Informationen wurden zusätzlich in Excel-Listen oder auf Papier festgehalten. Dies erschwerte die schnelle Rekonstruktion von Warenströmen im Falle eines Rückrufs. Durch die Überprüfung interner Kontrollverfahren entstand ein Konzept, das die digitale Erfassung und Verknüpfung aller relevanten Chargendaten sicherstellt. So konnte die Rückverfolgbarkeit deutlich beschleunigt und abgesichert werden.

Im Bereich Verpackung und Etikettierung identifizierte Team Radner wiederkehrende Fehlerquellen. Häufig wurden falsche Etiketten aufgerüstet oder Allergendeklarationen nicht korrekt umgesetzt. Die bestehenden Kontrollen erkannten diese Fehler teilweise erst nach längerer Produktionszeit. Um dieses Risiko zu reduzieren, wurden zusätzliche Kontrollen direkt beim Rüstvorgang eingeführt. Zudem wurden kamerabasierte Systeme zur Etikettenprüfung in die Linien integriert. Diese technischen Kontrollen ergänzten die manuellen Prüfungen und erhöhten die Sicherheit erheblich.

Ein zentrales Element der Neugestaltung war die Standardisierung der Dokumentation. Team Radner entwickelte einheitliche Formate für Checklisten, Prüfprotokolle und Abweichungsberichte. Diese Vorlagen wurden so gestaltet, dass sie sowohl den Anforderungen von Zertifizierungsstellen als auch den internen Auswertungsbedürfnissen entsprechen. Gleichzeitig wurde festgelegt, welche Daten zwingend digital zu erfassen sind. Dadurch entstand eine konsistente Datenbasis, die für Auswertungen und Trendanalysen genutzt werden kann.

Um die Wirksamkeit der neuen Kontrollen zu sichern, führte Team Radner ein Schulungsprogramm für Mitarbeitende in Produktion und Qualitätssicherung durch. In praxisnahen Trainings wurden typische Fehlerbilder und deren Ursachen erläutert. Die Teilnehmenden lernten, wie sie Kontrollen korrekt durchführen und dokumentieren und welche Konsequenzen unvollständige Einträge haben können. Besonders wichtig war, das Bewusstsein zu stärken, dass Kontrollen nicht nur der Erfüllung von Vorgaben dienen, sondern unmittelbar die Produktsicherheit beeinflussen.

Parallel dazu etablierte Team Radner ein System zur Bewertung der Kontrollqualität. In regelmäßigen Abständen werden Stichprobenprüfungen durchgeführt, bei denen nicht nur Produkte, sondern auch die Durchführung der Kontrollen selbst überprüft werden. Die Ergebnisse fließen in Kennzahlen ein, die der Unternehmensleitung in einem Dashboard präsentiert werden. Dazu gehören unter anderem die Quote fehlerfrei durchlaufener Kontrollen, die Anzahl von Abweichungen je Linie und die Reaktionszeiten bei Grenzwertüberschreitungen. Diese Transparenz ermöglicht es, gezielt in Bereichen mit erhöhtem Risiko nachzusteuern.

Nach der Implementierung der Maßnahmen zeigten sich deutliche Verbesserungen. Die Anzahl interner Beinahe-Vorfälle ging zurück, und die Ausschussquote sank messbar. Gleichzeitig verkürzten sich die Reaktionszeiten bei Qualitätsabweichungen, da Verantwortlichkeiten und Eskalationswege klar geregelt waren. Zertifizierungsaudits verliefen deutlich reibungsloser, weil Nachweise für Kontrollen schnell und vollständig bereitgestellt werden konnten. Die Überprüfung interner Kontrollverfahren hatte damit nicht nur die Produktsicherheit erhöht, sondern auch den Aufwand für externe Prüfungen reduziert.

Besonders positiv wirkte sich die verbesserte Rückverfolgbarkeit aus. In einem späteren Fall, in dem ein Lieferant eine potenziell kontaminierte Rohware meldete, konnte das Unternehmen innerhalb kurzer Zeit alle betroffenen Chargen identifizieren und gezielt sperren. Ein großflächiger Rückruf wurde dadurch vermieden. Kunden und Handelspartner reagierten mit Vertrauen auf die professionelle Handhabung der Situation. Die Fähigkeit, im Krisenfall schnell und präzise zu handeln, wurde zu einem wichtigen Wettbewerbsvorteil.

Langfristig integrierte das Unternehmen die Ergebnisse der Zusammenarbeit mit Team Radner in sein kontinuierliches Verbesserungsprogramm. Neue Produkte und Prozessänderungen werden systematisch daraufhin geprüft, welche zusätzlichen Kontrollen erforderlich sind. Die identifizierten kritischen Lenkungspunkte dienen als Referenz, um Risiken frühzeitig zu bewerten. So wird verhindert, dass Kontrolllücken entstehen, wenn das Sortiment erweitert oder neue Technologien eingeführt werden. Die Organisation nutzt die gestärkte Kontrollstruktur, um Innovation und Sicherheit miteinander zu verbinden.

Insgesamt zeigte das Projekt, dass eine konsequente Überprüfung interner Kontrollverfahren in der Lebensmittelproduktion weitreichende Effekte hat. Neben der direkten Erhöhung der Produktsicherheit verbesserte sich die Effizienz der Abläufe, und die Zusammenarbeit zwischen Produktion, Qualitätssicherung und Logistik wurde enger. Team Radner trug dazu bei, aus einer Vielzahl einzelner Prüfungen ein kohärentes System zu formen, das Risiken beherrschbar macht und die Marke langfristig schützt. Die Kombination aus technischen, organisatorischen und kulturellen Veränderungen machte den Erfolg des Projekts deutlich sichtbar.

Die Unternehmensleitung erkannte, dass stabile Kontrollen nicht im Widerspruch zu flexibler Produktion stehen müssen. Im Gegenteil: Klar definierte Prozesse und verlässliche Prüfmechanismen schufen Freiräume für Verbesserungen und Innovationen. Mitarbeitende brachten eigene Vorschläge ein, wie Kontrollen weiter optimiert und in den Arbeitsalltag integriert werden können. Die Überprüfung interner Kontrollverfahren wurde damit zum Ausgangspunkt einer breiteren Qualitätskultur, die über einzelne Projekte hinaus wirkt und das Unternehmen nachhaltig stärkt.