Delegowanie pracowników z Polski do Danii

Delegowanie pracowników z Polski do Danii

Delegowanie pracowników z Polski do Danii staje się coraz bardziej powszechną praktyką wśród polskich przedsiębiorców. W obliczu globalizacji rynków i rosnącej współpracy międzynarodowej, firmy coraz częściej poszukują możliwości rozwoju i ekspansji za granicą. Dla wielu polskich przedsiębiorstw Dania, z jej stabilną gospodarką i rozwiniętym rynkiem pracy, stanowi atrakcyjne miejsce do świadczenia usług i realizacji projektów. Jednak delegowanie pracowników za granicę wiąże się z wieloma formalnościami i obowiązkami, zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracownika

Pracodawcy delegujący pracowników za granicę muszą pamiętać, że obowiązują ich nie tylko polskie przepisy dotyczące prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i podatków. Trzeba również uwzględniać przepisy międzynarodowe dotyczące delegowania pracowników i koordynacji ubezpieczeń społecznych. Najprawdopodobniej konieczne będzie również stosowanie przepisów wewnętrznych kraju, w którym pracownik będzie przebywać.

Zasady dotyczące delegowania pracowników

Jeżeli pracujesz za granicą lub prowadzisz firmę świadczącą usługi w Danii, musisz znać i przestrzegać odpowiednich przepisów prawnych. Jeśli jesteś delegowany do pracy w Danii przez zagraniczną firmę świadczącą tam czasowo usługi, podlegasz Ustawie o delegowaniu pracowników za granicę.

Jako pracownik delegowany masz prawo do bezpiecznego i zdrowego środowiska pracy na takich samych zasadach jak pracownicy duńscy. Podlegasz również duńskim przepisom dotyczącym równego traktowania, wynagrodzenia, niedyskryminacji oraz niektórych regulacji dotyczących czasu pracy. Jeśli chodzi o prawo do urlopu, zasadniczo podlegasz przepisom swojego kraju macierzystego, ale masz zagwarantowane minimalne standardy określone przez duńską Ustawę Urlopową.

Delegowanie pracowników charakteryzuje się tymczasowością – jest zaplanowane na określony czas i nie może być stanem trwałym.

Pracodawca delegujący pracownika na krótki okres może przedłużyć delegowanie do maksymalnie 18 miesięcy, składając uzasadnione powiadomienie o przedłużeniu. Takie powiadomienie musi zostać złożone przed upływem 12-miesięcznego okresu delegowania. Państwo przyjmujące zazwyczaj wymaga, aby pracodawca delegujący przedstawił powody przedłużenia, jednak nie ma prawa ich kwestionować. Przedłużenie delegowania jest traktowane jako obowiązek informacyjny pracodawcy, a nie jako wniosek, więc państwo przyjmujące nie może odmówić zgody na przedłużenie.

W przypadku złożenia uzasadnionego powiadomienia, pracodawca delegujący musi zapewnić warunki pracy określone dla delegowania krótkoterminowego przez cały okres trwania delegowania, maksymalnie do końca 18-miesięcznego okresu.

Pracodawca delegujący i pracownik oddelegowany

Pracownik delegowany
Pracownik delegowany to osoba, która na co dzień pracuje w innym kraju, ale została wysłana do Danii na określony czas przez pracodawcę delegującego w ramach świadczonych przez niego usług.

Definicja pracownika zależy od przepisów państwa, do którego jest delegowany. Praca na podstawie umowy zlecenia w innych krajach UE, EOG lub Szwajcarii jest traktowana jako praca częściowo podporządkowana i współorganizowana przez przedsiębiorstwo delegujące. W praktyce, pracownikiem delegowanym może być także osoba zatrudniona w Polsce na podstawie umowy zlecenia.

Pracownikiem delegowanym może być również cudzoziemiec – obywatel państwa trzeciego, który pracuje w firmie z siedzibą lub stałym miejscem działalności w Polsce, pod warunkiem, że przebywa i pracuje w Polsce legalnie. Pracodawca może delegować takiego pracownika do innego kraju UE, EOG lub Szwajcarii na takich samych zasadach jak obywatela polskiego. Należy jednak upewnić się, czy państwo przyjmujące nie będzie wymagało od tego pracownika odpowiedniego tytułu pobytowego (np. właściwej wizy) uprawniającego do pracy.

Pracodawca delegujący
Jeżeli jesteś przedsiębiorcą mającym siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce i zatrudniasz pracowników, możesz tymczasowo kierować ich do pracy w innym państwie Unii Europejskiej (UE), Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub Szwajcarii w ramach usług twojej firmy za granicą. Delegowanie w ramach świadczenia usług możesz zastosować w następujących sytuacjach:

  • W związku z realizacją umowy zawartej pomiędzy twoim przedsiębiorstwem a podmiotem prowadzącym działalność w innym państwie.
  • Do oddziału lub przedsiębiorstwa będącego częścią grupy kapitałowej, do której należy twoje przedsiębiorstwo.

Firma wysyłająca pracowników do Danii w ramach świadczenia usług musi zarejestrować się w systemie RUT (www.virk.dk/rut), administrowanym przez Erhvervsstyrelsen. Rejestracja musi być dokonana najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy. Przy każdym nowym zleceniu przedsiębiorstwo ma również obowiązek ponownej rejestracji oraz podania informacji dotyczących pracowników wykonujących zlecenie oraz miejsca świadczenia usług.

Zagraniczna firma deleguje pracowników do Danii w następujących sytuacjach:

  • Firma wysyła pracownika do Danii, aby świadczył usługi dla odbiorcy w Danii, na przykład firmy lub osoby prywatnej.
  • Firma posiada agencję pracy tymczasowej lub podobne możliwości, dzięki którym może wynająć swojego pracownika przedsiębiorstwu użytkownikowi do pracy w Danii.
  • Firma wysyła pracownika do Danii do pracy dla firmy, która jest częścią tej samej grupy kapitałowej lub w inny sposób powiązana z firmą delegującą.

Warunkiem podlegania przepisom Ustawy o oddelegowaniu pracowników do pracy za granicą jest istnienie stosunku pracy między pracownikiem a firmą, która deleguje lub udostępnia pracowników. Dodatkowym warunkiem jest to, że firma delegująca pracowników ma rzeczywistą siedzibę w kraju macierzystym, co oznacza, że prowadzi tam znaczącą działalność.

Pracownik tymczasowo oddelegowany
Twój pracodawca może czasowo wysłać Cię do pracy w innym kraju UE. W okresie delegowania będziesz mieć status „pracownika delegowanego” i przysługiwać Ci będą te same podstawowe prawa pracownicze i warunki pracy, co pracownikom w kraju przyjmującym.

Pracownicy tymczasowi mogą mieć prawo do korzystniejszych warunków zatrudnienia niż te ogólnie obowiązujące. Takie korzystniejsze warunki mogą być określone przez:

  • przepisy prawa państwa przyjmującego,
  • powszechnie stosowane układy zbiorowe,
  • układy zbiorowe obowiązujące tylko u danego pracodawcy użytkownika, do którego pracownik został delegowany.

Bez względu na to, pracodawca użytkownik musi poinformować agencję pracy tymczasowej o warunkach zatrudnienia obowiązujących w jego przedsiębiorstwie przed rozpoczęciem delegowania.

Delegowanie kierowców
Zasady dotyczące delegowania kierowców mają zastosowanie do tych, którzy są zatrudnieni przez przedsiębiorstwo z siedzibą w innym kraju UE. Kierowca jest uznawany za delegowanego do pracy w Danii, gdy wykonuje przewóz towarów lub pasażerów, drogową część transportu kombinowanego lub transport międzynarodowy, który nie jest dwustronny, na terenie Danii.

Delegowanie pracowników w rolnictwie
Jeżeli oddelegowany pracownik najemny wykonuje prace w rolnictwie lub prace domowe, a zakwaterowanie jest częścią jego wynagrodzenia, pracodawca ma obowiązek zapewnić dobre i nowoczesne warunki mieszkaniowe oraz dostarczyć czystą pościel i ręczniki.

Pracodawca ma także obowiązek opłacenia ubezpieczenia mienia ruchomego pracownika najemnego w wysokości odpowiadającej standardowemu ubezpieczeniu gospodarstwa domowego.

Delegowanie pracowników umysłowych
Jeśli pracownik oddelegowany wykonuje pracę umysłową, pracodawca musi pokryć wszelkie koszty związane z podróżą i pobytem w Danii. Zasada ta obowiązuje, gdy pracownik jest wysyłany ze stałego miejsca pracy w Danii do tymczasowej pracy w innym miejscu. Praca umysłowa obejmuje typowe zajęcia w handlu, sprzedaży oraz prace biurowe.

Delegowanie długoterminowe i krótkoterminowe

Przepisy nie precyzują dokładnych ram czasowych delegowania, ale wyróżniają dwa główne okresy:

  • Delegowanie krótkoterminowe: trwające do 12 miesięcy
  • Delegowanie długoterminowe: trwające ponad 12 miesięcy

Rodzaj delegowania (krótkoterminowe lub długoterminowe) wpływa na warunki pracy, które należy zapewnić pracownikowi delegowanemu.

Delegowanie długoterminowe
Jeżeli delegujesz pracownika na okres przekraczający 12 miesięcy (lub 18 miesięcy po złożeniu uzasadnionego powiadomienia w kraju przyjmującym), musisz zapewnić mu wszystkie warunki zatrudnienia obowiązujące z mocy prawa lub powszechnie stosowanych układów zbiorowych w kraju przyjmującym, z wyjątkiem:

  • przepisów dotyczących procedury i warunków zawierania oraz rozwiązywania umowy o pracę,
  • przepisów dotyczących klauzul o zakazie konkurencji,
  • przepisów dotyczących uzupełniających pracowniczych planów kapitałowych.

Delegowanie krótkoterminowe
Jeśli delegujesz pracownika na okres nieprzekraczający 12 miesięcy (lub 18 miesięcy po złożeniu uzasadnionego powiadomienia w kraju przyjmującym), musisz zapewnić mu warunki zatrudnienia zgodne z przepisami prawa lub powszechnie stosowanymi układami zbiorowymi w kraju przyjmującym, w zakresie:

  • minimalnych okresów odpoczynku i maksymalnego czasu pracy,
  • minimalnego wymiaru płatnych urlopów rocznych,
  • wynagrodzenia (wraz z wszystkimi obowiązkowymi składnikami) określonego przez prawo krajowe lub powszechnie stosowane układy zbiorowe,
  • bezpieczeństwa i higieny pracy,
  • środków ochronnych dla kobiet w ciąży, kobiet bezpośrednio po porodzie oraz młodzieży poniżej 18 roku życia,
  • równego traktowania kobiet i mężczyzn,
  • warunków zakwaterowania pracowników w kraju przyjmującym, jeśli zapewnia je pracodawca,
  • dodatków lub zwrotu kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania, jeśli są one wymagane podczas delegowania.

Jeżeli warunki zatrudnienia w Polsce są korzystniejsze dla pracownika niż te obowiązujące w kraju przyjmującym, należy utrzymać polskie warunki pracy podczas trwania delegowania.

Warunki delegowania dla pracowników tymczasowych
Jeżeli prowadzisz agencję pracy tymczasowej i delegujesz pracowników za granicę, musisz zapewnić im co najmniej takie same warunki zatrudnienia, jakie obowiązują pracowników tymczasowych w kraju przyjmującym. Dodatkowo, musisz przestrzegać polskich przepisów regulujących świadczenie usług pracy tymczasowej oraz zatrudnianie pracowników tymczasowych.

Ustawa o delegowaniu pracowników za granicę

Ustawa o delegowaniu pracowników za granicę wdraża dyrektywę UE dotyczącą delegowania pracowników. Dyrektywa ma na celu zapewnienie uczciwej konkurencji oraz przestrzegania praw pracowniczych podczas delegowania pracowników do innego kraju członkowskiego.

Dyrektywa gwarantuje, że pracownicy delegowani do kraju będącego członkiem UE lub EOG mają zapewnione określone warunki pracy obowiązujące w kraju przyjmującym.

Ustawa o delegowaniu pracowników za granicę wdraża również dyrektywę UE dotyczącą egzekwowania przepisów wykonawczych. Dyrektywa ta ma na celu lepsze egzekwowanie praw zawartych w ustawie o delegowaniu pracowników oraz zapobieganie nadużyciom i obchodzeniu przepisów.

Oparta na Dyrektywie 96/71 duńska Ustawa o Delegowaniu Pracowników z 25 marca 2011 roku nie określa minimalnych stawek wynagrodzeń, które polskie firmy usługowe muszą płacić swoim delegowanym do Danii pracownikom. W ustawie tej nie ma również wymogu, aby firmy z innych krajów członkowskich UE przystępowały do układów zbiorowych z duńskimi związkami zawodowymi.

Podatki związane z delegowaniem pracowników do Danii

Duńska ustawa L921 dotycząca podatku od wynajmu zagranicznej siły roboczej weszła w życie 19 września 2012 roku. Ustawa ta obowiązuje w przypadku wynajmu siły roboczej. Duński przedsiębiorca, na rzecz którego wykonywana jest praca, może być uznany przez duńskie organy podatkowe za tzw.„faktycznego pracodawcę” zgodnie z umową o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz ustawą L921.

Określenie „faktyczny pracodawca” odnosi się do przedsiębiorcy, który faktycznie korzysta z pracy pracownika i ponosi odpowiedzialność oraz ryzyko za wyniki jego pracy, w przeciwieństwie do formalnego pracodawcy, z którym pracownik jest zatrudniony.

Gdy pracownik, który zawarł umowę o pracę z jednym przedsiębiorcą (formalnym pracodawcą), wykonuje pracę na rzecz innego przedsiębiorcy za granicą (faktycznego pracodawcy), mamy do czynienia z tzw. „międzynarodowym wynajmem siły roboczej”.

Duńskie organy podatkowe (SKAT) opublikowały poradnik, który wyjaśnia zasady stosowania nowego podatku od wynajmu zagranicznej siły roboczej. Zgodnie z tym poradnikiem, termin „międzynarodowy wynajem siły roboczej” odnosi się do pracowników zatrudnionych przez zagranicznych przedsiębiorców, którzy są wysyłani do pracy na rzecz duńskich przedsiębiorców i wykonują pracę stanowiącą integralną część działalności duńskiego przedsiębiorcy. W przypadku międzynarodowego wynajmu siły roboczej występują trzy strony:

  • Duński przedsiębiorca, na rzecz którego polski pracownik wykonuje pracę (faktyczny pracodawca).
  • Pracodawca z Polski lub innego kraju (formalny pracodawca), który wysyła pracowników do pracy w Danii.
  • Pracownik, będący polskim rezydentem podatkowym.

Praca stanowiąca integralną część duńskiego przedsiębiorcy obejmuje zarówno zadania będące częścią podstawowej działalności przedsiębiorstwa, jak i rutynowe usługi uzupełniające tę działalność (np. usługi rachunkowe, sprzątanie).

Ustawa L921 wprowadza specjalną formę opodatkowania wynagrodzeń zagranicznych pracowników, wynoszącą 35,6%. Podatek ten złożony jest z dwóch części:

  • Podatek na rynek pracy (8% od dochodu brutto).
  • Podatek od wynajmu siły roboczej (30% po odliczeniu podatku na rynek pracy).

Za pobór tego podatku odpowiada duński przedsiębiorca korzystający z pracy polskich pracowników. Podstawą do obliczenia podatku jest wynagrodzenie brutto polskiego pracownika, przedstawione przez polską firmę zatrudniającą tego pracownika.

Duński przedsiębiorca jest zobowiązany do potrącenia podatku w momencie zapłaty faktury za wykonaną usługę na rzecz polskiego kontrahenta. Ten obowiązek istnieje zarówno wtedy, gdy duńskie przedsiębiorstwo zatrudnia polskich pracowników na podstawie umowy zawartej bezpośrednio z polskim pracodawcą, jak i w przypadku, gdy zatrudnienie i wypłata wynagrodzenia odbywa się za pośrednictwem innego pracodawcy lub agencji pracy tymczasowej.

Duński przedsiębiorca, który potrąca podatek od wynajmu siły roboczej, sporządza co miesiąc listę pracowników, którzy świadczyli na jego rzecz pracę, oraz kwot potrąconego podatku (kwoty wynagrodzenia i potrąconego podatku są wyrażone w walucie duńskiej według kursu wymiany z dnia potrącenia podatku). Duński przedsiębiorca jest zobowiązany wpłacić pobrany podatek do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym potrącił podatek i zapłacił za fakturę. Duże duńskie przedsiębiorstwa, które podlegają zasadom opodatkowania na zasadzie zaliczek na podatek, muszą zapłacić podatek najpóźniej do ostatniego dnia miesiąca rozliczeniowego.

Rezydencja podatkowa pracownika delegowanego
Pracownik podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce, co oznacza, że musi rozliczać się z całości swoich przychodów (w tym wynagrodzenia za pracę) bez względu na miejsce ich uzyskania, jeśli jest polskim rezydentem podatkowym.

Rezydencja podatkowa jest ustalana na podstawie dwóch kryteriów, z których wystarczy spełnić jedno: Pracownik posiada na terytorium Polski centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych).

Zaświadczenie A1
Coraz większa liczba przedsiębiorców decyduje się na wysyłanie pracowników do pracy za granicą. Zaświadczenie A1, wydawane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych jako instytucję właściwą, potwierdza, że pracownicy delegowani podlegają polskiemu ustawodawstwu w zakresie ubezpieczeń społecznych. Oznacza to, że tacy pracownicy pozostają ubezpieczeni w polskim ZUS. Ponieważ Polska deleguje najwięcej pracowników w UE, warto przyjrzeć się konstrukcji prawnej zaświadczenia A1.

Opodatkowanie pracownika delegowanego do Danii
Jako pracownik delegowany z polskiej firmy do pracy np. w Danii, chciałbyś być zwolniony z płacenia duńskiego podatku przez pierwsze pół roku pracy. Jednakże możesz być zobowiązany do płacenia duńskiego podatku od pierwszego dnia pobytu, jeśli SKAT uzna, że zostałeś wynajęty przez duńską firmę. Wtedy obowiązują następujące zasady:

  • 8% podatek tzw. am-bidrag i 30% podatek dochodowy,
  • Duńska firma jest zobowiązana do odprowadzenia podatku,
  • Zasady dotyczące wynajmu pracowników obowiązują niezależnie od tego, czy zagraniczny pracodawca jest zarejestrowany jako płatnik podatku w Danii.

Jak liczyć okresy delegowania?
Zgodnie z oficjalnym stanowiskiem Komisji Europejskiej:

  • Okresy delegowania muszą być liczone oddzielnie dla każdej wykonywanej usługi.
  • Okresy delegowania kolejnych pracowników sumują się, jeśli są wysyłani przez tego samego pracodawcę w to samo miejsce do realizacji tego samego zadania. Przy ocenie, czy dochodzi do wykonywania tego samego zadania w tym samym miejscu, uwzględnia się tożsamość świadczonej usługi, wykonywaną pracę oraz adres lub adresy miejsca jej wykonywania.

Przepisy nie określają jednoznacznie zasad obliczania okresów delegowania. Dlatego przed delegowaniem pracownika sprawdź, czy w kraju docelowym nie obowiązują specyficzne regulacje w tym zakresie. Pamiętaj, że państwa Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii mogą odstępować od ogólnych zasad określonych przez Komisję Europejską.

Warunki wynagradzania pracowników delegowanych

Niezależnie od tego, czy delegowanie pracownika ma charakter krótkoterminowy czy długoterminowy, musisz ustalać i wypłacać wynagrodzenie pracownikom delegowanym na takich samych zasadach od pierwszego dnia delegowania.

Wynagrodzenie pracownika delegowanego obejmuje wszystkie obowiązkowe elementy składowe wynagrodzenia, które są wymagane na mocy krajowych przepisów ustawowych lub układów zbiorowych, uznanych za powszechnie stosowane lub mających zastosowanie wobec wszystkich miejscowych pracowników w danym obszarze geograficznym lub sektorze gospodarki.

W praktyce oznacza to, że musisz zapewnić pracownikowi delegowanemu wszystkie składniki wynagrodzenia i dodatki, jakie otrzymywałby lokalny pracownik wykonujący pracę w tej samej branży, zawodzie i regionie. Nie oznacza to, że kwota wynagrodzenia pracownika delegowanego będzie identyczna jak pracownika lokalnego, jednak podstawy jego obliczenia oraz składniki wynagrodzenia muszą być takie same.

Ta zasada nie dotyczy delegowania pracowników tymczasowych, których wynagrodzenie musi być identyczne z wynagrodzeniem pracowników pracodawcy użytkownika w kraju przyjmującym.

Pamiętaj, że do wynagrodzenia pracownika delegowanego nie można zaliczać kwot wypłaconych na pokrycie wydatków faktycznie poniesionych w związku z delegowaniem, takich jak:

  • koszt podróży do i z miejsca delegowania,
  • koszt wyżywienia i zakwaterowania.

Te koszty są zwracane lub wypłacane pracownikowi delegowanemu niezależnie od przysługującego wynagrodzenia i nie mogą być uwzględniane przy porównywaniu kwot rzeczywiście wypłaconych tytułem wynagrodzenia z kwotami należnymi zgodnie z prawem państwa przyjmującego.

W Danii nie istnieje ustawowo określone minimalne wynagrodzenie. Stawki płacowe są ustalane w układach zbiorowych, negocjowanych przez związki zawodowe i organizacje pracodawców.

Ubezpieczenie społeczne pracownika delegowanego

Jeżeli delegujesz pracownika w ramach świadczenia usług do innego państwa UE, EOG lub Szwajcarii, może pojawić się pytanie, w którym kraju należy odprowadzać za niego składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Ogólna zasada mówi, że pracownik może podlegać ustawodawstwu tylko jednego państwa.

Zasadniczo pracownik jest ubezpieczony w kraju, w którym wykonuje pracę – czyli w okresie delegowania pracownik powinien być ubezpieczony w kraju przyjmującym. Jednak przepisy dopuszczają możliwość odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne w kraju, z którego pracownik został delegowany, czyli w Polsce.

Pracownicy delegowani mają prawo do świadczeń medycznych w państwie przyjmującym podczas okresu delegowania. Świadczenia te są udzielane na zasadach obowiązujących w tym kraju i w placówkach, które mają umowę z tamtejszą kasą chorych (odpowiednikiem NFZ). Świadczenia są dostępne na podstawie Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (karta EKUZ). O wydanie karty EKUZ może wnioskować pracownik delegowany lub upoważniony przez niego pracodawca delegujący. Wniosek o wydanie karty EKUZ należy złożyć w oddziale NFZ właściwym dla miejsca zamieszkania pracownika.

Jeśli nie spełniasz wszystkich warunków, aby objąć pracownika delegowanego ubezpieczeniem w Polsce, musisz zgłosić go do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego w kraju, w którym pracuje podczas okresu delegowania.

Cofnij odpowiedź
Zostaw komentarz
Ilość komentarzy: 0