Neue Arbeitswelten, neues Immobilienportfolio: Ein Dienstleistungsunternehmen im Wandel

Ein großer Anbieter von Finanz- und Beratungsdienstleistungen mit zahlreichen Bürostandorten in mehreren Metropolen stand vor einer grundlegenden Veränderung seiner Arbeitswelt. Hybrides Arbeiten, digitale Kollaboration und veränderte Mitarbeitererwartungen stellten die bisherige Flächenlogik infrage. Gleichzeitig waren viele Mietverträge langfristig abgeschlossen worden, als Vollzeitpräsenz im Büro noch Standard war. In dieser Situation entschied sich die Unternehmensleitung, die Beratung zum Management von Unternehmensimmobilienportfolios zu nutzen, um das gesamte Büroportfolio neu auszurichten.

Zu Beginn des Projekts analysierte Radners Team die Ausgangslage sehr detailliert. Erfasst wurden alle Büroflächen, deren Größe, Lage, Ausstattungsstandard, Mietkonditionen und Restlaufzeiten. Parallel dazu wurden Nutzungsdaten ausgewertet, etwa Belegungsquoten, Meetingraum-Auslastung und Arbeitsplatznutzung. Diese Daten stammten aus Zutrittssystemen, Buchungstools und Stichprobenmessungen. Schnell wurde deutlich, dass viele Flächen deutlich unterausgelastet waren, während bestimmte Bereiche, insbesondere Kollaborationszonen, regelmäßig überbucht waren.

Ein wichtiger Schritt war die Verknüpfung der Immobilienperspektive mit der HR- und IT-Strategie. Radners Team führte Workshops mit Personalabteilung, Betriebsrat und den Verantwortlichen für digitale Arbeitsplätze durch. Ziel war es, ein gemeinsames Zielbild für die zukünftige Arbeitsweise zu entwickeln. Dabei ging es um Fragen wie: Wie viel Präsenz ist in welchen Funktionen sinnvoll? Welche Rolle spielen Büros für Kultur, Innovation und Kundenkontakt? Und welche technischen Voraussetzungen müssen geschaffen werden, damit hybride Arbeit reibungslos funktioniert?

Auf Basis dieser Diskussionen entstand ein Modell mit verschiedenen Arbeitsplatztypen. Dazu gehörten fokussierte Einzelarbeitsplätze, offene Kollaborationsflächen, Projektzonen, Kundenbereiche und Rückzugsräume. Radners Team übersetzte dieses Modell in Flächenkennzahlen und Szenarien. Die Beratung zum Management von Unternehmensimmobilienportfolios nutzte diese Szenarien, um zu berechnen, wie viel Fläche in welcher Stadt und an welchem Standort künftig tatsächlich benötigt wird. Dabei wurden auch Wachstumspläne und mögliche Standortverlagerungen berücksichtigt.

Die Analyse zeigte, dass das Unternehmen insgesamt deutlich mehr Fläche angemietet hatte, als für die zukünftige Arbeitsweise erforderlich war. Gleichzeitig war die Verteilung der Flächen nicht optimal. Einige zentrale, gut angebundene Standorte waren stark nachgefragt, während periphere Büros kaum genutzt wurden. Radners Team entwickelte daher eine Portfolio-Strategie, die auf Konzentration, Flexibilisierung und qualitative Aufwertung setzte. Die Beratung zum Management von Unternehmensimmobilienportfolios zielte darauf ab, die Gesamtfläche zu reduzieren und gleichzeitig die Attraktivität der verbleibenden Standorte zu erhöhen.

Ein zentrales Instrument war die Entwicklung eines Standort-Rankings. Kriterien waren Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln, Nähe zu Kunden, Attraktivität des Umfelds, technische Ausstattung und Mietkonditionen. Auf dieser Basis wurden Kernstandorte definiert, die langfristig gesichert und modernisiert werden sollten. Andere Standorte wurden als Auslaufstandorte klassifiziert, für die Auszugsszenarien entwickelt wurden. Radners Team legte dabei großen Wert darauf, Übergangsphasen so zu gestalten, dass der laufende Betrieb nicht beeinträchtigt wurde.

Parallel dazu wurden Mietverträge systematisch überprüft. In einigen Fällen boten Optionsrechte die Möglichkeit, Flächen zu reduzieren oder in kleinere Einheiten zu teilen. In anderen Fällen mussten Verhandlungen mit Vermietern geführt werden, um flexible Lösungen zu finden. Radners Team bereitete diese Gespräche mit detaillierten Analysen vor, etwa zu Marktmiethöhen, Alternativflächen und Auszugsrisiken. Die Beratung zum Management von Unternehmensimmobilienportfolios schuf so eine solide Grundlage, um wirtschaftlich sinnvolle Anpassungen zu erreichen.

Ein besonders komplexes Teilprojekt betraf den Hauptsitz in einer europäischen Finanzmetropole. Das Gebäude war repräsentativ, aber in seiner Flächenstruktur stark auf Zellenbüros ausgerichtet. Gleichzeitig war der Mietvertrag langfristig gebunden. Radners Team entwickelte ein Umbaukonzept, das die vorhandene Struktur schrittweise in eine flexible, hybride Arbeitsumgebung transformierte. Dazu gehörten der Rückbau fester Einzelbüros, die Schaffung von Projektflächen und die Integration moderner Meetingtechnik. Die Beratung zum Management von Unternehmensimmobilienportfolios stellte sicher, dass diese Maßnahmen wirtschaftlich tragfähig und mit der Gesamtstrategie abgestimmt waren.

Um die Akzeptanz der Veränderungen zu erhöhen, setzte Radners Team auf intensive Kommunikation mit den Mitarbeitenden. In Informationsveranstaltungen, digitalen Townhalls und Pilotflächen wurden die neuen Konzepte vorgestellt. Mitarbeitende konnten Feedback geben und Verbesserungsvorschläge einbringen. Diese Rückmeldungen flossen in die Feinplanung ein, etwa bei der Anzahl von Rückzugsräumen oder der Gestaltung von Teamzonen. Die Beratung zum Management von Unternehmensimmobilienportfolios wurde so zu einem partizipativen Prozess, der nicht nur Flächen, sondern auch Arbeitskultur veränderte.

Ein weiterer wichtiger Aspekt war die Integration von Nachhaltigkeitszielen. Das Unternehmen hatte sich verpflichtet, seine CO₂-Emissionen deutlich zu senken. Radners Team analysierte den Energieverbrauch der Bürogebäude, die Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr und die Möglichkeiten zur Nutzung erneuerbarer Energien. Daraus wurden Maßnahmen abgeleitet, etwa die Konzentration auf energieeffiziente Gebäude, die Reduktion von Pendelwegen durch zentrale Lagen und die Modernisierung technischer Anlagen. Die Beratung zum Management von Unternehmensimmobilienportfolios verband so Flächenoptimierung mit ökologischer Verantwortung.

Zur Steuerung des Transformationsprozesses entwickelte Radners Team ein Set von Kennzahlen. Dazu gehörten Flächen pro Mitarbeitendem, Belegungsquoten, Kosten pro Arbeitsplatz, Energieverbrauch pro Quadratmeter und Zufriedenheitswerte aus Mitarbeiterbefragungen. Diese Kennzahlen wurden regelmäßig erhoben und in einem Dashboard visualisiert. Die Unternehmensleitung konnte so den Fortschritt der Maßnahmen verfolgen und bei Bedarf nachsteuern. Die Beratung zum Management von Unternehmensimmobilienportfolios etablierte damit ein kontinuierliches Workplace- und Portfolio-Monitoring.

Nach rund anderthalb Jahren waren die ersten großen Meilensteine erreicht. Die Gesamtbürofläche war deutlich reduziert, ohne dass es zu Engpässen in der Nutzung kam. Die neuen Arbeitswelten wurden von den meisten Mitarbeitenden positiv bewertet, insbesondere die verbesserten Kollaborationsmöglichkeiten und die moderne technische Ausstattung. Gleichzeitig waren die Miet- und Betriebskosten spürbar gesunken. Radners Team konnte anhand der Kennzahlen zeigen, dass die Produktivität nicht gelitten hatte, sondern in einigen Bereichen sogar gestiegen war.

Besonders eindrucksvoll war die Wirkung auf die Arbeitgeberattraktivität. In Bewerbergesprächen und Mitarbeiterumfragen wurde die Qualität der Arbeitsumgebung zunehmend als Pluspunkt genannt. Die Verbindung von flexiblen Arbeitsmodellen, modernen Büros und klarer Nachhaltigkeitsausrichtung stärkte das Employer Branding. Die Beratung zum Management von Unternehmensimmobilienportfolios hatte damit nicht nur finanzielle Effekte, sondern auch einen Beitrag zur Talentgewinnung und -bindung geleistet.

Langfristig führte das Projekt zu einer veränderten Rolle der Immobilienfunktion im Unternehmen. Statt lediglich Mietverträge zu verwalten, wurde die Immobilienabteilung zu einem strategischen Partner für HR, IT und Fachbereiche. Neue Projekte, etwa Standorteröffnungen in Wachstumsregionen oder die Konsolidierung kleinerer Büros, wurden frühzeitig gemeinsam geplant. Radners Team unterstützte den Aufbau von Prozessen, in denen Immobilienentscheidungen systematisch mit Geschäfts- und Personalstrategie verknüpft wurden. Die Beratung zum Management von Unternehmensimmobilienportfolios war damit Ausgangspunkt für eine dauerhafte Professionalisierung der Steuerung.

Für das Dienstleistungsunternehmen bedeutete diese Neuausrichtung des Büroportfolios einen wichtigen Schritt in die Zukunft. Die Flächenstruktur passte nun zu hybriden Arbeitsmodellen, die Kostenbasis war optimiert und die Standorte waren attraktiver und nachhaltiger geworden. Risiken aus langfristigen, unflexiblen Mietverträgen wurden reduziert, indem Optionen genutzt und Alternativen geschaffen wurden. Die Kombination aus analytischer Tiefe, kultureller Sensibilität und konsequenter Umsetzung machte die Beratung zum Management von Unternehmensimmobilienportfolios zu einem zentralen Erfolgsfaktor in diesem Wandel.

Die Erfahrung aus diesem Projekt zeigt, dass Büroimmobilien im Dienstleistungssektor weit mehr sind als reine Arbeitsplätze. Sie sind Ausdruck von Unternehmenskultur, Instrument der Mitarbeiterbindung und Plattform für Innovation. Wenn sie professionell gesteuert werden, können sie einen erheblichen Beitrag zur Wertschöpfung leisten. Die Beratung zum Management von Unternehmensimmobilienportfolios hat in diesem Fall gezeigt, wie durch eine integrierte Betrachtung von Flächen, Menschen und Technologie ein zukunftsfähiges, flexibles und wirtschaftliches Büroportfolio entsteht.